Datenschutzerklärung für die DocuWhale App

1. Verantwortlicher

Pascal Raub – Flying Chair AI
Grüne Str. 70
27749 Delmenhorst
Deutschland
E-Mail: info@docuwhale.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Einleitung

Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

3. Erhobene Daten

3.1 Konto- und Authentifizierungsdaten

• E-Mail-Adresse
• Name und Profilbild (bei Anmeldung über Google Sign-In oder Apple Sign-In)
• Eindeutige Nutzer-ID zur Identifikation Ihres Kontos

3.2 Nutzungsdaten

• Verbrauchte Token für KI-Funktionen (Input- und Output-Token)
• Abonnementstatus (z. B. Free, Premium, Pro)
• App-Nutzungsstatistiken (z. B. Funktionsaufrufe, Sitzungsdauer)
• Geräteinformationen (z. B. Gerätemodell, Betriebssystemversion)

3.3 Logfiles

Beim Zugriff auf unsere Dienste werden technisch bedingt u. a. folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse (soweit möglich gekürzt/anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Ressourcen (z. B. Upload-, Analyse-Endpunkte)
• Übertragene Datenmenge
• Fehler- und Systemprotokolle

3.4 Dokumentendaten

• Hochgeladene Dokumente (z. B. PDF-Dateien, Bilder)
• Aus Dokumenten extrahierte Textinhalte (OCR & KI)
• Automatisch oder manuell erstellte To-dos und Notizen
• Dokumentenkategorien und Metadaten (z. B. Fälligkeitsdaten, Beträge)

3.5 KI-Verarbeitung (Google Gemini)

Für bestimmte Funktionen (z. B. Klassifikation, Zusammenfassung, Erklärung von Dokumenten, Extraktion relevanter Inhalte) nutzen wir KI-Dienste externer Anbieter. Dabei können Textauszüge aus Ihren Dokumenten, strukturierte Informationen (z. B. Rechnungsbeträge, Fälligkeiten, Absender) sowie Kontextinformationen (z. B. Dokumententyp, gewählte Kategorie) übermittelt werden.

Es werden nur die Daten übermittelt, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Eingesetzter Anbieter:

• Google (Gemini), USA

Eine Nutzung Ihrer Inhalte zu Trainingszwecken der Modelle findet nach unserem Kenntnisstand und den geschlossenen Vereinbarungen nicht statt.

3.6 Geplante Funktion: E-Mail-Integration (optional)

Sofern Sie zukünftig Ihr E-Mail-Konto mit DocuWhale verknüpfen, können folgende Daten verarbeitet werden: Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt relevanter E-Mails, Anhänge (z. B. Rechnungen, Verträge) sowie Metadaten (z. B. Empfangszeit).

3.7 Kameradaten

Die Kamera wird verwendet, um Dokumente zu scannen oder zu fotografieren. Die Texterkennung (OCR) kann lokal auf Ihrem Gerät oder serverseitig erfolgen, je nach eingesetzter Technologie.

3.8 Benachrichtigungsdaten

• Geräte-Token (z. B. Firebase Cloud Messaging Token) zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen
• Einstellungen zu Erinnerungen (z. B. Fälligkeit von Rechnungen, To-dos)

4. Zweck der Datenverarbeitung

4.1 Bereitstellung der App-Funktionen

• Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Speicherung und Synchronisation Ihrer Dokumente
• KI-gestützte Analyse, Zusammenfassung und Erklärung
• Automatische Erstellung und Verwaltung von To-dos und Erinnerungen
• Kategorisierung und Strukturierung Ihrer Dokumente

4.2 App-Verbesserung und Support

• Analyse der Nutzung zur Verbesserung von Stabilität, Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang
• Fehlerdiagnose und Fehlerbehebung
• Beantwortung von Supportanfragen

4.3 Sicherheit

• Abwehr und Analyse von Angriffen (z. B. Brute-Force, Missbrauch)
• Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Bereitstellung der App, Abonnementabwicklung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Kamera, Push, optionale E-Mail-Integration, bestimmte KI-Funktionen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Verbesserung der App, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention.

6. Weitergabe von Daten

6.1 Drittanbieter-Dienste

Supabase (Datenbank & Authentifizierung)

• Zweck: Speicherung von Nutzerdaten, Dokumenten, Authentifizierungsdaten
• Anbieter: Supabase Inc., USA
• Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlungen: EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln

Google Cloud Run (Backend- und API-Betrieb)

• Zweck: Betrieb unserer Backend-Dienste, Verarbeitung von App-Anfragen, Systemprotokolle, Fehlerdiagnose und IT-Sicherheit
• Anbieter: Google Ireland Limited, Irland
• Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlungen: EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln, soweit Daten an Google LLC in den USA übermittelt werden

Google Sign-In / Apple Sign-In

• Zweck: Anmeldung über Google-Konto / Apple-ID
• Anbieter: Google LLC, USA / Apple Inc., USA

RevenueCat (In-App-Käufe)

• Zweck: Verwaltung von Abonnements und In-App-Käufen
• Anbieter: RevenueCat Inc., USA

KI-Anbieter (Google Gemini)

• Zweck: KI-gestützte Dokumentenanalyse
• Standort: USA

Google ML Kit (Texterkennung)

• Zweck: OCR auf dem Gerät — keine Übertragung an Google-Server innerhalb dieser Funktion

6.2 Keine Weitergabe zu Werbezwecken

Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

7. Datenspeicherung und Löschung

7.1 Speicherdauer

• Kontodaten: solange Ihr Konto besteht.
• Dokumente & extrahierte Inhalte: bis Sie diese löschen oder Ihr Konto auflösen.
• Nutzungs- und Token-Daten: in der Regel 12 Monate.
• Logfiles: in der Regel 30 Tage.
• Backups: maximal 30 Tage, danach automatische Löschung.
• Abrechnungsrelevante Daten: gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre.

7.2 Kontolöschung

Sie können Ihr Konto in der App löschen oder eine Löschung per E-Mail beantragen. Mehr dazu auf der Account-Löschseite.

8. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten, soweit technisch vorgesehen
• Strenge Zugangsbeschränkungen und Rollenkonzepte
• Regelmäßige Backups
• Laufende Aktualisierung der eingesetzten Systeme

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Kontakt: info@docuwhale.de

10. Berechtigungen der App

Android-Berechtigungen

• CAMERA: Dokumente scannen und fotografieren
• INTERNET: Synchronisation mit der Cloud, Nutzung von KI-Funktionen
• READ_EXTERNAL_STORAGE / WRITE_EXTERNAL_STORAGE: Import/Export von Dokumenten
• RECEIVE_BOOT_COMPLETED: Wiederherstellung von Benachrichtigungen nach Neustart
• SCHEDULE_EXACT_ALARM: Genaue To-do-Erinnerungen
• POST_NOTIFICATIONS: Push-Benachrichtigungen

iOS-Berechtigungen

• Kamera: Dokumente scannen
• Fotobibliothek: Import vorhandener Dokumente
• Benachrichtigungen: To-do-Erinnerungen und Hinweise

11. Minderjährige

DocuWhale richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir verarbeiten nach bestem Wissen keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

12. Internationale Datenübertragungen

Ihre Daten können in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen werden, insbesondere in die USA. Wir stellen geeignete Garantien sicher, u. a. das EU-US Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln (SCC).

13. Cookies und Tracking

DocuWhale verwendet keine Tracking-Cookies, keine Werbe-IDs und keine Analyse-Tools von Drittanbietern innerhalb der App.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Über wesentliche Änderungen werden wir Sie in der App oder per E-Mail informieren.

15. Kontakt

E-Mail: info@docuwhale.de
Anschrift: Pascal Raub – Flying Chair AI, Grüne Str. 70, 27749 Delmenhorst, Deutschland

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Niedersachsen zuständig:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Deutschland
lfd.niedersachsen.de